第一章、总则

一、为了加强办公室管理，明确北京滑县企业商会内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，制定本制度。

二、本制度适用于商会所有成员并严格遵守各项规定。

三、切合实际工作，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证商会的办公事务有效开展。

四、办公室人员应明确各项工作职责，简化工作流程。

                        第二章、职责范围

一、办公室人员直接受秘书长领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责商会文书管理、办公用品管理、会议管理等工作，保证各项事务有序开展。

四、为各部门工作开展提供相应的服务。

五、负责商会对内、外公共关系的维护和加强，做好来客接待和商会的对外宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部咨询，上传下达各种指令，及时做出整理。

七、完成上级交代的其他工作。

第三章、办公室事务管理

一、文件管理制度

第一条、管理要点

1.文件管理的范围包括：上级下发文件、商会各类制度文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

2.根据文件属性、类别，对文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文件记录以备查阅。

第二条、制度规范

1.文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员执行。

2.商会上报下发文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送文件。

3.商会发文的文件由办公室起草和审核，秘书长或理事长签发；各部门需要发文的文件由各部门负责起草，办公室审核、打印，秘书长或理事长签发。

4.凡寄至商会的文件等，由办公室签收并做好相应记录。

5.各部门因工作需要可借阅文件，需严格履行借阅手续。办公室人员登记借阅情况，并限期清理。

6.按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。

7.根据存档时间及存档必要性对文件进行销毁，需上报商会领导签字批准。

第三条、文件管理流程

1.发文管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→上报/下发文件→文件存档

2.收文管理流程：外部收文→文件整理→文件存档

3.借阅流程：借阅人提出申请，办理手续→批准→借阅→退还

二、档案管理制度

第一条、管理要点

1.档案管理范围：商会各类证照、文件、项目材料等应存档的信息资料。

2.根据文件管理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注。

第二条、制度规范

1.应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，包括批复、协议、附件等。

2.所有归档文件经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文件材料集中整理，并贴上标签。

3.坚持平时归档与年终归档结合。

4.各部门需借阅相关档案，须由办公室主任签字后方可借阅。

5.档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续。

第四条、档案管理流程

信息资料整理→排序，编号→存档→借阅→退还

三、办公用品、设施管理制度

第一条、管理要点

1.办公室人员负责办公用品、设施的管理工作。

2.实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

3.办公用品、设施的采购应进行多方比较，保证性价比和质量，合理开支，节约办公经费。

第二条、制度规范

1.办公用品、设施的采购、保管、发放工作由办公室负责。

2.购置程序：每月27日前办公室人员统计各部门需求、月末办公用品实际库存、本月用量，做出采购计划，经主管领导批准、签字后购买。对急用品的采购，可根据实际情况灵活处理，但必须经主管领导批准。

3.对办公用品进行及时入库登记，注明名称、数量、单价、出入库时间等。

4.办公室建立商会固定资产清单，每年进行一次整理。

5.定期对办公用品进行盘点，核实库存。

第三条、办公用品、设施管理流程

统计需求→编制计划→采购→入库登记→领用、出库登记→定期盘点

四、会议管理制度

第一条、管理要点

1.清楚会议召开目的，明确会议要点，做好准备工作。

2.按照制度规定，严格会议管理，及时、准确通知参会人员，确保会议顺利进行。

第二条、制度规范

1.根据领导决定，选定会议时间、地点，及时通知参会人员。

2.办公室人员提前到会场布置，负责参会人员签到，做好会议记录。

3.办公室人员根据会议记录整理好会议纪要，交商会领导审定。根据时间排列，将所有会议记录、会议纪要和电子资料整理并归档。

3.会议相关文件如需查阅应按照文件管理制度执行。

第三条、会议管理流程

会前：通知参会人员、准备会议资料、布置会场、签到

会中：会议记录

会后：整理会议记录、会议纪要；会议资料存档

五、日常事务管理

（一）接待管理

1.对待来客应主动、热情、礼貌。

2.接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并端上茶水，做好后续工作。

（二）报刊收发整理

1.办公室人员根据实际工作情况，订阅报刊。

2.办公室人员负责每日收取报纸整理放置在指定位置并定期清理。